Array

¿Cuánto tiempo debe mantener sus declaraciones de impuestos?

How Long Should You Keep Your Tax Returns?

Si usted alguna vez solicitó un plan de salud, obtuvo un préstamo o tuvo que fijar su declaración de impuestos, sabe que un registro cuidadosamente almacenado de información fiscal puede ser un salvavidas. Habilitar reorganizar sus registros cada año agrega un poco de trabajo adicional al trabajo de presentación de impuestos, pero puede ahorrarle mucho tiempo en el futuro.

En primer lugar, ganó t se apresura a encontrar una docena de documentos dispersos cuando necesita probar ingresos y gastos. El almacenamiento de registros de impuestos es útil para todos, pero es especialmente crucial para si tiene más de una fuente de ingresos, sus ingresos cambian de un año a otro o sus impuestos son pesados.

En segundo lugar, la información fiscal ordenada puede protegerlo si usted ese audita y obtiene los reembolsos que obtuvo pero que no recibió . Obtuve una auditoría sorpresa de mis impuestos de 2013 en 2015;d ya se había olvidado de mis impuestos de hace dos años, por supuesto, pero el IRS no tenía . Mantener mis documentos a mano me habría ayudado a llegar al fondo de la situación mucho más rápido.

  • Qué es incluidos en los registros de impuestos?
  • ¿Por qué mantener sus registros de impuestos?
  • ¿Cuánto tiempo debe conservar los documentos?
  • ¿Cómo debe almacenar documentos fiscales?
  • Resumen

Qué es incluido en los registros de impuestos?

How Long Should You Keep Your Tax Returns? - Quéapos;s included in tax records?

Los registros incluyen tanto declaraciones de impuestos como cualquier papeleo que utilizó para presentar impuestos cualquier documento que pruebe los ingresos, créditos o deducciones que reclamó. Para la mayoría de las personas esto significa, como mínimo:

    Formularios de devolución de impuestos (federal y estatal).

    Formularios de declaración de salarios, generalmente W-2 o 1099.

    Recibos por cualquier gasto deducible.

    Documentación de cobertura de atención médica para usted y cualquier dependiente (en caso de que necesite mostrar la prueba de cobertura del IRS).

    Registros de contribuciones de fondos de jubilación.

    Y cualquier otro documento relevante para las declaraciones de impuestos, como los reconocimientos de donaciones de caridad o la apreciación de la inversión.

¿Por qué mantener sus registros de impuestos?

Tener registros de impuestos a mano es una buena idea si necesita proporcionar un comprobante de ingresos por razones no tributarias, lo que todos hacemos en algún momento. Las solicitudes de préstamos, hipotecas, planes de atención médica sensibles a los ingresos y ayuda financiera para estudiantes (para usted o un dependiente) requieren que verifique las ganancias en años actuales o anteriores.

Los documentos antiguos también son una medida de seguridad en caso de que el IRS tenga preguntas o necesite presentar una declaración de impuestos modificada. Las declaraciones federales y estatales tienen un período de limitaciones, una ventana de tiempo donde el IRS puede auditar y calcular los impuestos adicionales que debe, o darle créditos, deducciones y reembolsos que ganó pero que no lo hizo t get.

Para devoluciones federales, esta ventana es de tres años, pero los estados individuales pueden tener períodos más largos. El IRS recomienda que mantenga sus registros, por si acaso, hasta que se agoten ambos períodos de limitaciones.

¿Cuánto tiempo debe conservar los documentos?

How Long Should You Keep Your Tax Returns? - How long should you hold onto documents?

Tres años es la regla general para la mayoría de los registros, pero algunos serán relevantes por más tiempo y algunos se pueden descartar antes.

Un año

Los talones de pago deben permanecer más de un año; después de usted los he verificado contra sus W-2 o 1099 para asegurarse de que los totales coincidan, puede descartarlos.

Lo mismo ocurre con cualquier estado de cuenta de inversión mensual de un plan de corretaje o salud después de verificarlos con estados de cuenta de fin de año.

Tres años

Los retornos federales y estatales deben mantenerse durante al menos tres años.

El IRS también recomienda mantener los siguientes documentos durante tres años después de la fecha de vencimiento de la declaración federal (incluso si presentó antes de esa fecha):

Ingresos

El IRS comienza a calcular los impuestos que debe al observar lo que usted ha ganado, así que mantenga evidencia de todas las ganancias, incluso si lo hizo t obtener un formulario de impuestos para ellos (el IRS llama a esto # x2 varios ingresos y 1). Es posible que deba mantener un registro manual de los flujos de ingresos irregulares, como las propinas en efectivo.

    Formas W-2.

    1099 formas.

    Cualquier otra prueba de dinero que haya ganado.

Gastos

Esto se aplica en gran medida a los gastos relacionados con las empresas, ya que esos son los que le importan al IRS, pero los extractos bancarios ayudan si necesita rastrear su flujo de caja por cualquier motivo. Asegúrate de guardar :

    Facturas.

    Recibos para compras comerciales.

    Bancos o estados de cuenta de la cooperativa de crédito (su banco probablemente realiza un seguimiento de estos en una cuenta en línea).

    Registros contables y declaraciones de pérdidas y ganancias si usted autónomo.

Jubilación

Ya sea que su cuenta de jubilación sea deducible de impuestos o no, el IRS todavía lo considera en el panorama general de sus ingresos y gastos. Guarda lo siguiente:

    Declaraciones anuales.

    Formularios de impuestos para IRA, 401 (k) u otras contribuciones al plan de jubilación.

Seguro de salud

Los documentos de seguro pueden probar su calificación para créditos fiscales, y es posible que deba probar la cobertura si el IRS lo solicita.

    Cualquier formulario de impuestos relacionados con la cobertura de salud, como 1095-A, 1095-B y 1095-C.

    Tarjetas de seguro.

    Declaraciones anuales del proveedor.

Inversiones

Los ingresos por inversiones a menudo están sujetos a impuestos, así que conserve su prueba de ganancias (o no ganancias si sus inversiones tuvieron un año difícil).

    Formularios de impuestos que muestran los ingresos e intereses que ganó en inversiones, como los formularios 1099 o 2439.

    Declaraciones anuales de corretaje.

    Registros de transacción para cualquier inversión o propiedad que usted ha vendido, durante al menos tres años después de la venta.

Documentación del propietario

Usted probablemente haya guardado el papeleo de su propietario de todos modos; si usted ha vendido o mejorado una propiedad recientemente, conserve documentos relacionados durante al menos tres años en caso de que el IRS quiera detalles. Aunque no lo hace y tiene que pagar impuestos sobre la mayoría de las ganancias de la venta de viviendas, puede deducir por renovaciones significativas que mejoran el valor de la propiedad.

    1098 formularios que muestran las deducciones de intereses hipotecarios.

    Registros de compra y recibos de mejoras importantes en la casa (si vende la casa, guárdela durante al menos tres años después de la venta).

    Declaraciones finales, al menos tres años después de la venta.

    Registros de seguros.

(Nota: esto también se aplica a las transacciones en cualquier propiedad de alquiler que posea).

Contribuciones caritativas

Estos registros solo son necesarios para probar cualquier donación que dedujera de los impuestos.

    Verificaciones canceladas.

    Recibos.

Si desea verificar dos veces un año fiscal en particular antes de deshacerse de los documentos, el IRS puede proporcionar una transcripción de la cuenta sin cargo. Sin embargo, las transcripciones no reflejan los cambios que usted ha realizado en la declaración después de la presentación; si desea solicitar una declaración completa del año anterior para reflejar esos cambios, el costo es de $ 50.

Cuatro años

Los empleadores y los propietarios de negocios deben conservar los registros de impuestos laborales en menos cuatro años después de la fecha de vencimiento de impuestos o la fecha en que se pagaron los impuestos (lo que ocurra más adelante).

Seis años

En algunos casos, el IRS duplica el período de limitaciones. Si no informó el ingreso imponible, y si este ingreso supera el 25% del ingreso bruto que se muestra en su declaración, el IRS tiene hasta seis años para auditar. También afirman que pueden retroceder seis años si encuentran un error sustancial en un retorno. Los trabajadores independientes que obtienen ingresos comerciales de muchas fuentes diferentes pueden querer cumplir con la regla de seis años incluso si cree que informó todo, es mejor que estar en el lado seguro de en caso de que haya cometido un error.

Siete años

Siete años es el estatuto de limitaciones para reclamar una deducción de deuda incobrable o una pérdida de valores sin valor. Entonces, si reclama (o sospecha que usted y necesitarán reclamar) una pérdida importante en sus impuestos, ya sea que usted haya tenido un año difícil en el mercado de valores o haya prestado dinero a alguien que tiene t le devolvió el dinero, conserve los registros relacionados durante siete años.

Y si retira fondos anticipados de una cuenta de jubilación por cualquier motivo algunas cuentas como Roth IRA le permiten sacar dinero antes de alcanzar la edad de jubilación mantenga esos registros durante siete años también, ya que el IRS controla los retiros.

Indefinidamente

Los registros de los activos de capital, como el papeleo para comprar y vender una casa (o realizar mejoras que agreguen un valor importante a su hogar), deben mantenerse permanentemente.

Es una buena idea mantener registros de impuestos relacionados con la propiedad o los activos durante el mayor tiempo posible. Como mínimo, usted necesitará registros de bienes raíces, negocios y activos de acciones durante el tiempo que sea dueño del activo, y hasta tres años después de venderlo. Las compañías de seguros y los acreedores pueden necesitar que conserve los documentos incluso por más tiempo que el IRS, así que consulte con ellos antes de descartar cualquier cosa.

Usted ll también necesita mantener permanentemente documentos financieros para cualquier año que haya presentado t presentar una declaración, o años que podría haber presentado una declaración fraudulenta; por ejemplo, si fue víctima de robo de identidad basado en impuestos.En estos dos casos declaraciones ausentes y fraudulentas el IRS no tiene límite de tiempo para las auditorías.

¿Cómo debe almacenar documentos fiscales?

How Long Should You Keep Your Tax Returns? - How should you store documents?

Guardar estos registros puede ser complicado; necesita un sistema de respaldo electrónico para poder compartir documentos según sea necesario, pero con suficiente seguridad para proteger su identidad e información financiera de cualquier persona que no desee y desea acceder a él.

Organice sus registros

Si ya tiene un método organizativo que funcione para usted, quédese con él. De lo contrario, es útil para ordenar documentos tanto por año como por tipo (ingresos, gastos, jubilación, atención médica, etc.). Su objetivo es mantener todo en el mismo lugar para que pueda encontrarlo rápidamente si surge la necesidad.

Escanee versiones electrónicas de documentos en papel

Puede tener una combinación de registros en papel y digitales. Muchas compañías aún envían correspondencia por correo postal antiguo y la mayoría de mis 1099 llegan a mi buzón en papel, y mi nueva aseguradora de salud envía todos sus documentos a través del Servicio Postal ya que el correo en papel es más seguro que un correo electrónico de potenciales ladrones de identidad.

Si bien puede mantener archivos en papel y guardarlos en un lugar seguro (como un cajón de escritorio bloqueado), es inteligente para tener copias de seguridad digitales en caso de que las copias impresas se pierdan de alguna manera, y es extremadamente útil para consolidar todo en el mismo sistema en línea.

Escanee y cargue cualquier papeleo en un dispositivo electrónico y agréguelo a sus archivos digitales. Use un escáner si tiene uno, o use una aplicación de escaneo móvil Adobe Scan es muy recomendable esi tiene muchas copias impresas. Un archivo de foto claro del documento debe funcionar en caso de apuro (asegúrese de obtener toda la información esencial en la foto).

Copia de seguridad de archivos digitales

Después de guardar los archivos en su computadora y en el disco duro s, haga una copia de seguridad en una unidad flash externa en caso de que pierda los datos de almacenamiento interno. Los estafadores a veces se infiltran en los discos duros y bloquean el acceso a los documentos de las personas y para que usted querrán copias de seguridad que puedan t alcanzar.

Almacene la unidad externa en un lugar seguro, como una caja de depósito cerrada. Y siga haciendo una copia de seguridad de sus archivos periódicamente mientras borra los viejos y almacena otros nuevos.

Mantenga todo seguro

El IRS tiene algunas recomendaciones de seguridad, incluida la instalación de software antivirus y de protección contra firewall si ya lo ha hecho t ya lo ha hecho.

También aconsejan cifrar o proteger la contraseña de archivos con registros de impuestos. El proceso de cifrado dependerá ligeramente del tipo de documento y del programa de software que usted use; Las herramientas de software de cifrado gratuitas pueden ayudarlo a comenzar.

Otro truco de seguridad, si presenta impuestos con el software en línea, es habilitar la autenticación multifactor para cada cuenta que utiliza. Esta autenticación requiere que los usuarios prueben su ID a través de al menos dos pasos (como ingresar una contraseña y un código enviado a su teléfono), lo que dificulta la entrada de los estafadores. El IRS ahora está utilizando la autenticación multifactor en su propio sitio de impuestos.

Una última palabra del IRS: ganaron t le pido que les envíe información confidencial en línea, por lo que si recibe un correo electrónico no solicitado o una llamada telefónica solicitando documentos fiscales, es probable que sea no legítimo.

Use el software fiscal para mantener los documentos organizados

Algunos de los mejores programas de software fiscal guardan su información de año en año, por lo que no tiene y tiene que volver a ingresar las estadísticas que tienen t cambiado. Si sus ingresos y gastos deducibles son principalmente los mismos cada año, hágalo un favor y obtenga un software que importe sus declaraciones de impuestos anteriores anualmente La mayor parte del trabajo se hará por usted.

TurboTax

How Long Should You Keep Your Tax Returns? - TurboTax Una buena característica de TurboTax es su garantía de soporte de auditoría. Si termina siendo auditado, su cuenta de TurboTax le ofrece una reunión gratuita individual con un profesional de impuestos para obtener orientación. La defensa de auditoría formal está disponible por una tarifa de $ 44.99 con su plan de defensa y restauración que cubre auditorías a través del período de limitaciones del IRS y tiene el beneficio adicional de monitorear el robo de identidad.

TurboTax también tiene paquetes para situaciones fiscales únicas, como la presentación por cuenta propia o la presentación de informes de inversiones significativas. Su software se vincula fácilmente con el programa de contabilidad Quickbooks, lo que facilita la consolidación de la información.

Impuesto de crédito Karma

How Long Should You Keep Your Tax Returns? - Credit Karma Tax Credit Karma Tax es uno de los pocos programas de software fiscal que comienza gratis y permanece libre, incluso cuando sus impuestos se vuelven más complejos. También respaldan su garantía de precisión; el programa le reembolsará hasta $ 1,000 si el IRS le multa por un error a su regreso. En comparación con otro software, Credit Karma Tax tiene un proceso de presentación simple esus formularios solo le muestran detalles relevantes para sus impuestos, y si solo tiene un W-2, la presentación es muy fácil.

Necesita apoyo de auditoría? Credit Karma Tax proporciona defensa de auditoría gratuita, y ellos te ayudarán a protegerte contra el robo de identidad.

H R Block

How Long Should You Keep Tax Records? - HR Block

H R Block es un programa probado y verdadero. Puede estimar cómo las deducciones afectarán su reembolso, calcular el valor de deducción caritativa de los artículos del hogar y conversar con profesionales de impuestos en espera las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en los tres meses previos al día de los impuestos (los expertos están disponibles durante el horario comercial del resto del año).

H R Block es sistema en línea paso a paso verifica automáticamente la precisión, pero si desea otro par de ojos profesionales en su declaración antes de enviarla, puede agregar una revisión de TaxPro a cualquier plan premium por una tarifa.

Para aquellos con impuestos más simples, H R Block tiene una versión gratuita que es ideal para cubrir lo básico.

Deseche los registros antiguos de forma segura

Una vez que pasa el período de limitación, puede eliminar archivos de sus dispositivos electrónicos, pero tenga en cuenta que eliminar archivos no t elimina los datos de un dispositivo de forma permanente.

Los documentos en papel deben triturarse para que nadie encuentre sus datos en la papelera o en la papelera de reciclaje. Muchas tiendas UPS ofrecen servicios de trituración; también lo hace Office Depot. Si tiene paciencia y solo unos pocos archivos en papel, un buen par de tijeras a veces pueden hacer el trabajo.

Resumen

Actualizar y almacenar sus registros de impuestos es un trabajo continuo. La forma más fácil de acostumbrarse es hacer que el almacenamiento de registros sea una parte obligatoria de su lista de tareas pendientes de la temporada de impuestos cada año, por lo que usted está obteniendo tareas importantes sin gastar mucho esfuerzo adicional.

Tener documentos fiscales antiguos a mano idealmente facilitará su vida durante todo el año, ya que estos documentos son formas ampliamente aceptadas de probar ingresos y gastos comerciales si surge la necesidad. Y en el improbable caso de que usted ese encuentre con una auditoría, usted tendrá evidencia que lo respaldará para que no pague t pague más de lo que debe.

Leer más:

  • Tengo ingresos independientes? 7 consejos fiscales para ahorrar dinero
  • Las 5 mejores cosas que hacer con su declaración de impuestos

Dejar respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here

Artículos relacionados